Comment bien choisir son destructeur de document ?

Dans cet article nous allons vous indiquer la marche à suivre afin de choisir au mieux votre destructeur de documents. Selon notre avis il existe quatre caractéristiques importantes à prendre en compte avant de faire l’acquisition d’un destructeur. Où est-ce que l’appareil va-t-être utilisé ? Allez vous en faire un usage professionnel en entreprise ou alors un usage uniquement à la maison pour des documents personnels et donc moins confidentiels ? Quel est le niveau de sécurité dont vous avez besoin ? Vos documents sont ils très confidentiels, dans ce cas vous aurez besoin qu’ils ne soient plus exploitables après le passage dans l’appareil ? Quel type de documents allez vous détruire ? Allez vous vous contenter de détruire du papier ou aurez vous également besoin de temps à autres de détruire des cd, des trombones, des cartes de crédit ou des agrafes par exemple ? Et enfin, de quelles technologies avez vous besoin ?

sh-2

Où le destructeur va être utilisé ?

Il existe deux types d’usages principaux pour les destructeurs de documents, à la maison ou en entreprise.

Un appareil destiné à une utilisation professionnelle n’aura ainsi pas les mêmes capacités qu’un destructeur de documents destiné à un usage moins fréquent à la maison. Il sera utilisé par davantage de personnes et acceptera plus de feuilles dans la fente d’insertion qu’un appareil réservé à une utilisation domestique.

Les cycles de fonctionnement seront eux aussi différents. Un cycle c’est le temps pendant lequel un appareil peut fonctionner en continu avant de devoir s’arrêter pour refroidir son moteur et ses cylindres. Un appareil fait pour la maison aura vous le comprendrez des cycles de fonctionnement moins longs qu’un appareil destiné à un usage plus pro, de par ces besoins d’utilisation beaucoup moins fréquents. Un cycle de quatre à cinq minutes sera donc amplement suffisant pour la maison alors que pour un usage au bureau il sera nécessaire de procéder à l’achat d’un appareil permettant des cycles d’au moins dix minutes, permettant de détruire une plus grande quantité de documents

Prenez aussi en compte la capacité de destruction du destructeur de documents. Plus le nombre de feuilles sera élevé plus vite vous pourrez détruire de documents. C’est un critère primordial dans le choix d’un destructeur de documents. Les appareils destinés à une utilisation domestique comme le Fellowes P35 auront par exemple une capacité de destruction de cinq feuilles en même temps alors que des appareils destinés à un usage en entreprise comme le Fellowes 62Mc pourront détruire jusqu’à dix feuilles au même moment.

Quel est le niveau de sécurité dont vous avez besoin ?

Le niveau de confidentialité des documents que vous comptez détruire sera plus ou moins important. Allez vous détruire des documents bancaires devant être rendus inexploitables par la suite ou des papiers moins confidentiels comme des anciennes factures n’ayant plus grand intérêt? En fonction de cet élément vous porterez votre choix sur des appareils aux niveaux de sécurité plus ou moins élevés. Ces niveaux sont exprimés en “Din”, plus le niveau est élevé plus les particules seront petites une fois les documents passés dans la fente d’insertion.

Il existe sept niveau de sécurité, les voici :

  • Les Din P1 et P2 :(coupe droite) offrent une sécurité dite “standard” et sont destinés aux documents classiques. Vos documents seront détruits en bandelettes de 5,8 mm. Une feuille de type A4 sera ainsi détruite en 36 particules.
  • Le niveau de sécurité Din P3: (coupe croisée) Destiné à vos documents confidentiels, une fois passés dans la fente d’insertion les documents seront difficiles à assembler et à lire puisqu’ils seront transformés en particules de 4×50 mm. Une feuille A4 sera détruite en environ 320 particules.
  • Le Din P4 : (coupe croisée) Lui aussi destiné aux documents confidentiels, ils seront rendus extrêmement difficiles à lire et à assembler. Documents détruits en particules de 4x38mm. 420 particules pour une feuille A4.
  • Le Din P5 : (coupe microshred) Pour les documents hautement confidentiels. Documents rendus quasiment impossible à lire et à exploiter puisque transformés en particules de 2×15 mm. 2000 particules pour une feuille A4.
  • Le Din P6 : (coupe super microshred) Pour les besoins de sécurité élevés. Documents d’un gouvernement par exemple. Les feuilles sont transformées en particules de 0,8×12 mm. Environ 6000 particules pour une feuilles A4.
  • Le Din P7 : (coupe microshred haute sécurité) Pour les besoins de sécurité les plus extrêmes exigeants  des précautions de sécurité très élevées. Feuilles détruites en particules de 0,8x5mm. 15 0000 particules pour une seule feuille A4.

Comme vous avez pu le remarquer ces différents niveaux de sécurité présentent différentes formes de coupe. La coupe droite offre la plus basique des protections, utile pour vos documents les moins confidentiels, elle est plutôt réservée pour la maison. La coupe croisée quant à elle vous fournira un plus haut niveau de protection, vous pourrez l’utiliser pour détruire vos documents présentant le risque d’être utilisés pour usurper votre identité. Enfin les coupes dites microshred, comprenez micro-confettis détruiront une feuille A4 en près de deux miles particules, autant vous dire que ce niveau de sécurité rend les documents impossibles à réexploiter et donc à lire. Cette dernière forme de coupe est généralement utilisée pour la destruction de données très sensibles comme celles des gouvernement par exemple ou encore celles de l’éducation nationale.

Quels types de documents allez vous détruire ?

Il existe plusieurs types de destructeurs de documents, certains se contentent de détruire du papier comme le Fellowes P20 par exemple, d’autres vous permettront également de détruire des cd, dvd, ou encore des cartes de crédit. Prenez bien soin de regarder ces caractéristiques lors de votre achat. Aujourd’hui la majorité de ces appareils permettent de détruire les cd, dvd et cartes de crédit. Ils permettent aussi de détruire les agrafes et les trombones, pratique car ça permet de détruire des dossiers complets sans avoir besoin au préalable de les désassembler. Avouez qu’il serait dommage d’acheter un destructeur dépourvu de ces options.

De quelles technologies avez vous besoin ?

Après avoir passé déterminé le lieu ou vous allez utiliser votre appareil, le niveau de sécurité dans la coupe dont vous avez besoin et le type de documents que vous allez détruire, il est important de savoir le type de technologie dont vous avez besoin. En effet de nos jours les destructeurs de documents sont de plus en plus perfectionnés et présentent des outils destinés à rendre leur utilisation plus agréable, voyons ensemble les différentes technologies proposées.

Les technologies anti-bourrages

Certains appareil comme le Fellowes Powershred 63 Cb ou encore le Fellowes 79 Ci disposent d’une fonction appelée “100 % anti-bourrage” empêchant les bourrages papiers de façon préventive et guidant le papiers s’il est mal inséré. D’autres modèles sont équipés de la technologie dite “stop bourrages” empêchant l’appareil de démarrer si la quantité de papier stocké dans la corbeille est trop importante. Les bourrages papier ne sont pas forcément des incidents très graves mais il n’y a rien de plus agaçant que de devoir stopper son travail pour les résoudre. Ces deux technologies sont donc fort utiles.

Les dispositifs de sécurité

Alors que des destructeurs de documents basiques comme le Fellowes M8c proposent des systèmes de verrouillage manuels, d’autres comme le Fellowes 73 Ci ou le Fellowes 63 cb disposent d’une technologie appelée “SafeSense” permettant un arrêt automatique de l’appareil dès qu’une main est détectée comme étant trop proche de la fente d’insertion. Technologie utile notamment lorsque l’on a des enfants à la maison ou alors pour les usages en entreprises pour prévenir les trop nombreux accidents du travail.

Les technologies faisant économiser de l’énergie

Il existe deux technologies principales permettant de réaliser des économies d’énergie. La fonction Sleep mode mettra en veille votre appareil dès lors qu’il ne sera pas utilisé pendant une heure. L’Energy saving system permet lui de réduire la consommation d’énergie de l’appareil et également de le mettre en veille après une période d’inactivité. Il s’agit si vous le préférez d’un Sleep mode plus élaboré.

Ces deux fonctions sont utiles principalement pour un usage en entreprise où il arrive fréquemment que les employés oublient d’éteindre l’appareil après l’avoir utilisé. Chose qui arrive beaucoup moins fréquemment lorsque l’on utilise ces appareils à la maison.

Les appareils “silencieux”

Attention précisons bien évidemment qu’aucun appareil n’est 100% silencieux ce serait trop beau ! Cependant certains modèles comme le Fellowes 62 Mc sont équipés par la technologie SilentShred et ils feront moins de bruit que la plupart des destructeurs de documents sur le marché. Cette fonction est utile pour une utilisation en open space par exemple ou le bruit peut être un facteur de tensions entre collègues.

La fonction Auto-Oil

Cette fonction présente sur les modèles haut de gamme huile automatiquement les cylindres de coupe facilitant ainsi grandement l’entretien de l’appareil et prolongeant sensiblement la durée de vie de celui-ci.

Comme vous avez pu le voir ces appareils tout simples ont pourtant de très nombreuses caractéristiques. Ces dernières sont en plus très différentes selon les modèles. Bien choisir son destructeur de documents en étudiant ses besoins ne demande pas beaucoup de temps et vous permettra de trouver l’appareil idéal fait pour vous. Celui que vous pourrez garder des années, à condition bien sûr de bien l’entretenir comme nous vous l’expliquons dans l’article Comment entretenir son destructeur de documents.